HEP Vaud

Aide

Document d'aide à usage des utilisateurs: Etudiant-e-s de la HEP Vaud et collaborateur-trice-s de l'UER MI (PDF)

Enregistrement

L'enregistrement est obligatoire pour utiliser Booked Scheduler. Si l'administrateur a activé l'automatisme, chaque utilisateur peut le faire lui-même. Sinon, c'est l'administrateur qui crée les comptes. Après enregistrement, vous pourrez vous connecter et avoir accès à toutes les ressources qui vous sont autorisées.

Réserver

Pour réserver, rendez-vous dans le menu "Planning/Réservations".
Il suffit ensuite de cliquer sur le créneau horaire souhaité et la page de réservation s'affiche.
Notez qu'il n'est pas possible de réserver un créneau horaire passé (ce qui est logique !!!) hors administration.

Choisissez :
- La ressource
- Le jour et l'heure de début
- Le jour et l'heure de fin
Ajoutez :
- Un titre et un descriptif

Validez en cliquant sur "Créer"

Erreurs possibles

Il est possible que votre réservation soit refusée.
Vérifiez donc :
- Que vous ayez le droit de réserver la ressource.
- Que le créneau horaire soit cohérent (heure de début avant l'heure de fin, par exemple).
- Qu'elle ne soit pas bloquée pour tout autre raison.
En dernier recours, contactez l'administrateur materiel@mi-hepl.ch qui devrait soit résoudre votre souci, soit vous en donner la raison.

Ressources Multiples

Vous pouvez réserver toutes les ressources qui vous sont autorisées en une seule réservation. Pour ajouter plus de ressources à votre réservation, cliquez sur "(+ de Ressources)" à droite de la première ressource affichée. Vous pourrez ensuite ajouter des ressources en les sélectionnant puis en cliquant sur le bouton "Valider".

Pour ôter des ressources supplémentaires à la réservation, cliquez sur "(+ de Resources)", désélectionnez la/les ressource(s) concernée(s) puis validez.

Les ressources supplémentaires obéissent aux mêmes rêgles que la première. En survolant le nom de la réservation, les informations sur la ressource s'affichent.

Mettre à jour une Réservation

Vous pouvez mettre à jour une réservation que vous avez créée ou que l'on a créée en votre nom.

Mettre à jour toutes les instances d'une série

Si une réservation est réglée pour se répéter, une série est créée.
Chaque réservation de cette série est une instance.
Si vous modifiez votre réservation, il vous sera demandé quelles instances de la série sont concernées par cette modification. Vous pouvez soit choisir :
- De ne faire cette modification que pour la réservation que vous avez devant vous -> "Cette Instance seule"
- De l'appliquer à toutes les instances de la série qui ne sont pas encore passées -> "Toutes les Instances"
- De l'appliquer aux "Futures Instances" (celle que vous avez devant les yeux plus celles d'après).

Seuls les administrateurs de l'application peuvent mettre à jour des réservations passées.

Effacer une Réservation

Effacer une réservation l'enlève définitivement du planning.

Effacer des Instances spécifiques d'une série

La démarche est la même que pour la mise à jour: vous choisissez quelle instance vous voulez effacer dans la série.

Seuls les administrateurs de l'application peuvent effacer des réservations passées.

Quotas

Les Administrateurs peuvent configurer des règles de quotas basées sur différents critères. Si votre réservation va à l'encontre de ces règles, vous serez prévenu et celle-ci sera refusée.